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Sodexo News

3 modi per ottenere il massimo dalla tua politica di viaggio aziendale

Pubblicato il: 26.09.18 - Tempo di lettura: 3 minuti

politica di viaggio aziendale

Per chiunque abbia fatto un viaggio d'affari, il problema di prenotare viaggi e hotel è fin troppo familiare. E raramente è meglio per l’azienda.

Molte aziende operano ancora utilizzando politiche obsolete, quindi il processo non solo risulta complesso e costoso, ma spesso si traduce anche in un basso livello di conformità. Le ricerche mostrano che circa l'80% delle aziende ha una sorta di politica di viaggio scritta o formalizzata, ma il 45% dei dipendenti pensa che si possa fare di più. Quali sono, dunque, le conseguenze di queste politiche inefficaci? Abbiamo chiesto all'esperto Sebastien Marchon, CEO di Sodexo Travel and Expense, per aiutarci ad identificare le tre problematiche principali.


In che modo le aziende dovrebbero implementare una politica di viaggio?

 

1. Assicuratevi che la vostra politica soddisfi le aspettative e rispetti gli stili di vita dei dipendenti di oggi

Il mondo è un luogo sempre più connesso, quindi perché i viaggi d'affari dovrebbero essere diversi? I dipendenti di oggi hanno nuove abitudini e comportamenti e le politiche di viaggio di successo dovrebbero tenerne di conto. Per molti dipendenti, in particolare per i millennials, il confine tra lavoro e vita privata è scomparso. Quelli che un tempo erano viaggi d'affari o di piacere sono diventati noti come viaggi "bleisure". Ad esempio, ai dipendenti piace associare una fuga di un fine settimana per esplorare una città o un paese dopo una meeting di lavoro tenuto durante la settimana. Uno studio ha inoltre dimostrato che due su cinque millennials vorrebbe portare con sé un coniuge o un familiare durante il viaggio di lavoro. Quando le aziende elaborano le loro politiche di viaggio, la flessibilità è essenziale così da consentirne anche questi vantaggi.

L'idea di flessibilità si estende anche ai liberi operatori che entrano sul mercato, come AirBnb e Uber. "Le politiche di viaggio tendono ad essere molto rigide", dice Sebastien Marchon. "Ma le aziende devono adattarsi mescolando le soluzioni aziendali esistenti con le soluzioni private quotidiane a cui i loro dipendenti sono già abituati".

policy viaggio aziendali

2. Comunicare in modo efficace i benefici

Il successo o meno di una travel policy dipende molto dal modo in cui le aziende comunicano con i propri dipendenti. "Le politiche tradizionali hanno cercato di coprire il maggior numero possibile di dettagli e hanno finito per essere lunghi e noiosi documenti che nessuno ha avuto tempo di leggere", dice Marchon. "La comunicazione deve riassumere i punti più importanti in una pagina o meno. Parallelamente, gli strumenti elettronici possono coprire in modo dettagliato la polizza di viaggio".

Le aziende possono anche allontanare la comunicazione dal concetto di "bottom line" eliminando alcune delle regole. "Alle persone non piacciono le regole", dice Marchon. "Invece di annunciare che i dipendenti devono viaggiare in classe economica o soggiornare in hotel a 3 stelle, le aziende possono semplicemente impostare strumenti interni per visualizzare solo le opzioni e i fornitori pre-approvati. Questo è un modo più semplice per controllare i costi e garantire la conformità, e alla fine è molto più efficiente e ben percepito", aggiunge.

Sebbene il controllo dei costi sia, ovviamente, un criterio chiave, le aziende devono comunicare i numerosi vantaggi aggiuntivi della policy. Gli studi dimostrano che quasi tutti i dipendenti, il 96,6%, ritengono che le politiche di viaggio siano in atto al solo scopo di controllare i costi e un altro 79% ritiene che le aziende diano la priorità al risparmio di tempo e denaro rispetto al benessere dei dipendenti. I datori di lavoro possono migliorare la conformità sottolineando vantaggi quali una maggiore sicurezza, ad esempio. "Purtroppo viviamo in tempi più rischiosi", afferma Marchon. "In caso di incidenti gravi, le aziende che sanno dove alloggiano i propri dipendenti possono verificarne rapidamente la sicurezza e il benessere. Inoltre, le scelte pre-approvate consentono alle aziende di verificare che gli alloggi siano situati in una zona sicura della città e che gli hotel soddisfino un certo livello di requisiti di sicurezza".

 

3. Offrire una vera e propria politica end-to-end che porti i dipendenti a rispettarla

Una cosa è avere una forte politica in atto, e completamente un'altra cosa avere una soluzione che viene effettivamente utilizzata dai viaggiatori. "Molte soluzioni Travel & Expense non sono user-friendly, non sono native per dispositivi mobili, non visualizzano foto e informazioni sul luogo che ci aspettiamo come consumatori. In breve, questi strumenti chiedono troppo ai dipendenti". Di conseguenza, quando si prenotano alloggi, ad esempio, solo il 50% dei dipendenti passa attraverso i canali approvati. D'altra parte, se gli strumenti fossero coinvolgenti, user-friendly e semplificassero effettivamente i problemi comuni di un viaggio aziendale, le organizzazioni vedrebbero un aumento nell'uso e nella conformità - risparmierebbero denaro e offrirebbero ai dipendenti un’esperienza migliore.

"A Sodexo stiamo lanciando una nuova soluzione end-to-end", afferma Marchon. La piattaforma mobile-friendly copre l'intera catena del valore e semplifica l'esperienza dell'utente dal momento in cui inizia a pianificare il viaggio - dalla prenotazione dei viaggi, noleggio auto e apertura dell'accesso a più di 800.000 sistemazioni alberghiere in tutto il mondo. Il sistema accelera anche il processo di rendicontazione delle spese. "Quando un dipendente prende un taxi, deve solo scattare una foto dello scontrino e la piattaforma si occupa del resto".

 

"In breve, le aziende non dovrebbero sottovalutare l'importanza di un'esperienza per l’utente moderna e continuativa. Viaggiare è stressante e lo scopo di una politica di viaggio è quello di facilitare la quotidianità dei dipendenti, fornendo contenuti e soluzioni facili da usare. Se riusciremo in questo intento, non solo aumenteremo la conformità, ma miglioreremo anche la qualità della vita dei nostri viaggiatori, e quindi il loro impegno e le loro performance.

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