<img height="1" width="1" src="https://www.facebook.com/tr?id=184280595606204&amp;ev=PageView &amp;noscript=1">

Sodexo Benefits Blog

Semplificare la gestione delle trasferte aiuta l'engagement!

Pubblicato il: 02.10.18 - Tempo di lettura: 5 minuti

gestione delle trasferte

I viaggi aziendali sono un elemento fortemente attrattivo, non solo in fase di selezione ma soprattutto in tema di retention e coinvolgimento dei collaboratori nelle attività quotidiane e nelle performance raggiunte.

L’opportunità di viaggiare per lavoro è un’occasione unica, da un lato per l’azienda che vede il business svilupparsi, così come il network di contatti internazionali; dall'altro lato, per i collaboratori, coinvolti a 360 gradi in attività appaganti e stimolanti.

A supporto dell'engagement, quindi, è opportuno integrare policy di viaggio aziendali complete e attente alle necessità dei business traveller.

Vediamo, nei prossimi paragrafi, come puoi contribuire all'ottimizzazione della gestione delle trasferte, aiutando l'azienda a valorizzare i talenti.


Coinvolgere i talenti in azienda agevolando la gestione delle trasferte

Attraverso l’espressione “engagement” si fa riferimento a tutte le iniziative improntate sul benessere e la soddisfazione dei collaboratori che contribuiscono attivamente a trattenerli in azienda.

Le soluzioni volte a incrementare i dati di retention comprendono dinamiche a più livelli:

  • gli investimenti in piani di formazione aziendale
  • il coinvolgimento in nuovi progetti e gruppi di lavoro
  • la definizione di piani di welfare su misura per le esigenze personali dei collaboratori
  • soluzioni flessibili a supporto del work-life balance, come lo smart working

Le trasferte aziendali concorrendo alla gratificazione del collaboratore rappresentano un valido strumento per migliorare il livello di engagement, ma è doveroso prevedere alcune accortezze fondamentali.

Approfondiamo ora i consigli utili a ottimizzare la gestione delle trasferte aziendali con l’aiuto di travel policy delineate con cura. 

New Call-to-action

 

Come incontrare le esigenze dei collaboratori?

Per rispondere al quesito è necessario conoscere le abitudini dei collaboratori in viaggio.

Ovviamente, le misure che regolano i viaggi in azienda sono definite sulla base delle esigenze dell’organizzazione, ma ciò non esclude l’importanza di prevedere soluzioni flessibili a vantaggio del business traveller.

Un esempio pratico? Una delle ultime tendenze in tema di viaggi aziendali: il bleisure. Questo trend nasce in risposta al bisogno di concedersi qualche ora (o qualche giorno) liberi al termine di un viaggio d’affari e si concretizza nella scelta di soffermarsi nella medesima destinazione.

Cosa motiva sempre più persone a ritagliare tempo per se stessi approfittando di un impegno fuori sede?

Sono soprattutto i collaboratori più giovani a sentirsi attratti e incuriositi all'idea di scoprire città e destinazioni nuove. In virtù di un’ammortizzazione dell’impatto economico delle spese di viaggio, con l’impresa che contribuisce in parte alla permanenza nei luoghi di destinazione, le persone trovano importanti vantaggi in termini di risparmio sui costi.  

Come rispondono le aziende che scelgono di accogliere questa tendenza?

Definendo norme aggiornate che regolino la compilazione e la successiva presentazione delle note spese. Vediamo come agevolare il lavoro di chi ha la responsabilità di controllare e contabilizzare le spese di trasferta.

 

Il digitale a supporto del rispetto delle norme

Che debbano esistere travel policy per regolare le trasferte aziendali è piuttosto evidente. Ma una volta progettate e introdotte, è fondamentale condividerne i contenuti con i collaboratori.

Quanti di loro conoscono con precisione a quanto ammontano i massimali di spesa, ad esempio?

La soluzione più idonea è investire tempo nell'introduzione di servizi digitali e strumenti a supporto della modalità di compilazione delle note spese, comunicando ai collaboratori le novità e gli aggiornamenti ogni volta che vengono riviste le norme.

La trasparenza ha un ruolo fondamentale nella conoscenza dei regolamenti approvati dall'impresa e nella loro condivisione; lo stesso vale per la possibilità di accedere e consultare documenti di approfondimento in qualunque momento. 

L’obiettivo primario di una strategia aziendale che supporti l'engagement è la comunicazione dei reali vantaggi per le persone che devono essere consapevoli che le norme elaborate riflettano i loro bisogni e rispondano alle loro necessità.

 

Analizzare i risultati dell'introduzione delle procedure

Come assicurare che le norme siano rispettate e gli strumenti a disposizione correttamente utilizzati?

È imprescindibile fornire ai collaboratori le risorse e i mezzi adatti per usufruire delle misure a loro dedicate. A supporto della trasparenza con cui si comunicano le disposizioni è utile prevedere strumenti intuitivi che supportino tutte le fasi della gestione della trasferta lavorativa: dalla prenotazione di voli, hotel e automobili a noleggio nella città di destinazione, all'inserimento nel sistema delle ricevute che riportano le spese in viaggio. 

È chiaro, quindi, come le imprese non debbano sottovalutare l’importanza delle tecnologie digitali nella semplificazione delle attività quotidiane in ufficio.

Grazie alla definizione di soluzioni su misura per i collaboratori, che comprendono anche una migliore gestione delle trasferte, si assicura un netto miglioramento della motivazione e delle performance, con un impatto deciso sul livello di retention.

 


 

Nell'articolo di oggi, abbiamo evidenziato vantaggi e peculiarità di una travel policy aziendale accuratamente definita che includa misure e soluzioni volte a semplificare gli impegni quotidiani. Una gestione delle trasferte che si avvale di strumenti digitali innovativi si rivela fondamentale e necessaria a fronte della nuova direzione di molte aziende che incentrano attività e obiettivi a medio-lungo termine sulle partnership con l’estero.

Sei alla ricerca di soluzioni flessibili e semplici da proporre in azienda per migliorare il coinvolgimento e la motivazione dei collaboratori?

Un'idea pratica, e allo stesso tempo strategica, per aumentare la motivazione è sicuramente il buono acquisto, utilizzabile anche come buono carburante.

Pass Shopping è il buono multiuso di Sodexo che, oltre a supportare la semplificazione logistica della compilazione delle note spese, rientra nel pacchetto di benefit defiscalizzati a disposizione delle aziende.

Prenota subito una consulenza gratuita e personalizzata per analizzare le esigenze specifiche della tua impresa. Clicca qui sotto!

Consulenza Sodexo Benefits & Rewards

 

Argomenti: note spese e rimborsi, gestione operativa, attrarre e trattenere talenti

consulenza vantaggi fiscali

Iscrizione al Blog

Iscriviti alla newsletter per essere sempre aggiornato sulle soluzioni per attrarre i dipendenti, rafforzarne la fedeltà e l’engagement e avere un impatto positivo sulle performance.

New Call-to-action

Articoli recenti