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Il ruolo della segreteria amministrativa, nel tempo, si è evoluto fino a integrare aspetti paralleli alla gestione delle attività più pratiche e operative.

All'assistente amministrativa sono assegnati diversi compiti e responsabilità, dall'esecuzione quotidiana di procedure e controllo del raggiungimento degli obiettivi, alla proposta di integrare soluzioni mirate al miglioramento del benessere dei collaboratori.

L’articolo di oggi è dedicato all'approfondimento del ruolo che questa figura ricoprirà negli anni a venire, delineando tutte le ragioni per cui continuerà a essere indispensabile all'interno dell’azienda.

I viaggi aziendali sono un elemento fortemente attrattivo, non solo in fase di selezione ma soprattutto in tema di retention e coinvolgimento dei collaboratori nelle attività quotidiane e nelle performance raggiunte.

L’opportunità di viaggiare per lavoro è un’occasione unica, da un lato per l’azienda che vede il business svilupparsi, così come il network di contatti internazionali; dall'altro lato, per i collaboratori, coinvolti a 360 gradi in attività appaganti e stimolanti.

A supporto dell'engagement, quindi, è opportuno integrare policy di viaggio aziendali complete e attente alle necessità dei business traveller.

Vediamo, nei prossimi paragrafi, come puoi contribuire all'ottimizzazione della gestione delle trasferte, aiutando l'azienda a valorizzare i talenti.

Finalmente è arrivato il mese di agosto che in molte aziende corrisponde al periodo di chiusura estiva.

Se però questo momento è associato a spensieratezza e positività, è importante prevedere alcuni accorgimenti per progettare il rientro dalle ferie e riuscire così a sconfiggere i classici sintomi dell’ansia da rientro. Una delle preoccupazioni maggiori? La gestione delle note spese che nel periodo di assenza si possono accumulare sulla scrivania di chi ne è responsabile.

Vediamo, nei prossimi paragrafi, quali consigli mettere in pratica per un rientro sereno in ufficio.

La tecnologia digitale ha modificato radicalmente le abitudini di tutti noi, sia nella sfera privata che in quella lavorativa.

L’aspetto dell’organizzazione delle trasferte e dei viaggi aziendali non è da meno, ovviamente, con supporti efficaci anche per la gestione delle note spese e dei rimborsi.

Ne parliamo nell’articolo, con alcuni consigli pratici che riguardano: 

• le trasferte brevi
• i viaggi aziendali internazionali

Uno dei processi che richiede più tempo da parte dell’amministrazione del personale o della segreteria amministrativa è sicuramente la gestione note spese. La compilazione della nota spese da parte del personale itinerante e la relativa contabilizzazione nell'ufficio amministrativo sono attività che avvengono praticamente in tutte le imprese, piccole, grandi o medie che siano. Le procedure che regolano i rimborsi spese possono essere più o meno complesse o efficaci e presentano alcune difficoltà tipiche: 

• il tempo richiesto per elaborare la nota spese può risultare eccessivo (circa 1 ora al mese in media per ciascun collaboratore) e incidere sulle performance;
• l’ufficio preposto all'autorizzazione delle note spese e alla contabilizzazione dei rimborsi deve dedicare diverse ore ogni mese al controllo dei giustificativi;
• gli errori che possono verificarsi, come è naturale, dando vita a ulteriori procedure di controllo che dilatano i tempi di gestione amministrativa

Nelle prossime righe ti offriremo 3 consigli per semplificare questi processi percepiti a tutti i livelli come particolarmente noiosi e ottimizzare così le attività quotidiane.